Politique de confidentialité

MedAssistant Inc. exploite une plateforme logicielle destinée aux personnes qui reçoivent des services, ainsi qu’aux professionnels et aux organisations qui les offrent. Selon les fonctionnalités activées, la plateforme permet notamment de recueillir des renseignements au moyen de questionnaires, de capter la voix pendant une consultation afin de produire une transcription et une ébauche de note au moyen d’un scribe fondé sur l’intelligence artificielle (IA), puis de transmettre les résultats aux personnes autorisées. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment MedAssistant collecte, utilise, communique, conserve, détruit, anonymise et protège les renseignements personnels traités au moyen de la plateforme. Lorsque MedAssistant fournit la plateforme à une organisation, cette dernière détermine généralement les fins de la collecte et les accès autorisés, tandis que MedAssistant traite les renseignements pour lui fournir les services convenus. Renseignements personnels que nous pouvons recueillir La nature exacte des renseignements dépend du questionnaire, de la fonctionnalité utilisée et des instructions de l’organisation. Seuls les renseignements nécessaires aux fins annoncées devraient être demandés. Les catégories peuvent comprendre : - Renseignements d’identification et de contact : nom, prénom, date de naissance, sexe à la naissance, adresse, ville, code postal, courriel, numéro de téléphone et langue de communication préférée. - Renseignements fournis dans les questionnaires : réponses, symptômes, antécédents, traitements, médicaments et tout autre renseignement demandé par l’organisation pour la prestation du service. - Renseignements relatifs au consentement : choix, autorisations, refus ainsi que la date et l’heure du consentement, lorsque la loi ou le contexte l’exige. - Numéro d’assurance sociale : MedAssistant ne le recueille pas pour ses propres fins et ce renseignement n’est pas recueilli dans le cadre des déploiements au sein du réseau public de la santé. Il peut être configuré uniquement pour certains clients privés qui en font expressément la demande, à condition qu’ils en établissent la nécessité, l’autorité légale et les fins, et qu’ils en informent clairement la personne concernée. - Renseignements liés à la santé ou à l’identité : numéro d’assurance maladie, date d’expiration de la carte, nom et prénom d’un tuteur légal, photographie ou certificat d’identité électronique, uniquement lorsque requis pour le service offert. - Données audio et dérivées : voix, enregistrement audio, transcription, ébauche de note produite par le scribe IA et corrections apportées par l’utilisateur. - Numéro de permis de conduire ou d’une autre pièce d’identité gouvernementale : non recueilli par défaut; uniquement si l’organisation cliente en fait expressément la demande, en établit la nécessité et informe la personne concernée. MedAssistant ne vérifie pas automatiquement l’exactitude ou la validité de ces numéros. - Données techniques et de sécurité : adresse IP, identifiants de session, journaux d’activité, type d’appareil et renseignements nécessaires à l’authentification et à la prévention des incidents. Communication des renseignements personnels Les renseignements personnels sont communiqués uniquement aux professionnels et aux personnes autorisées de l’organisation qui fournit le service, selon les accès configurés et les fins annoncées à la personne concernée. Dans le cadre d’une consultation de santé, les professionnels demeurent soumis au secret professionnel. MedAssistant peut également communiquer les renseignements nécessaires à des fournisseurs de services qui agissent pour son compte, notamment pour l’hébergement, l’authentification, les paiements, la sécurité, la messagerie, la transcription et le traitement par IA. Ces fournisseurs sont liés par des ententes qui limitent l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements. Une communication peut aussi avoir lieu lorsque la loi l’autorise ou l’exige. MedAssistant ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Consentement La présente Politique est un moyen d’information et ne constitue pas, à elle seule, un consentement. Lorsqu’un consentement est requis, notamment pour collecter, utiliser ou communiquer un renseignement sensible, il est obtenu séparément, de façon manifeste, libre et éclairée, pour des fins précises. L’achèvement ou l’acheminement d’un questionnaire n’est pas assimilé à une acceptation de la Politique. Hébergement et transferts Les renseignements conservés par MedAssistant sont hébergés dans des centres de données situés au Canada. Les pratiques de MedAssistant sont régies par les lois applicables du Québec en matière de protection des renseignements personnels. Toute communication ou tout traitement de renseignements à l’extérieur du Québec est précédé d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et encadré par des mesures contractuelles et de sécurité appropriées. Mesures de sécurité MedAssistant met en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement lors du stockage et de la transmission, des contrôles d’accès, la journalisation, des sauvegardes et des mécanismes de gestion des incidents. Conservation, destruction et anonymisation MedAssistant ne conserve les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire pour accomplir les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés, ou pour respecter ses obligations légales, contractuelles et réglementaires. Lorsque ces fins sont accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou, seulement s’ils doivent être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, anonymisés. Lorsqu’elle procède à une anonymisation, MedAssistant applique le Règlement sur l’anonymisation des renseignements personnels. Le processus est réalisé sous la supervision d’une personne compétente, selon des fins établies à l’avance, des techniques conformes aux meilleures pratiques, des mesures visant à réduire le risque de réidentification ainsi qu’une analyse et une réévaluation périodique de ce risque. À titre de mesure par défaut, les enregistrements audio utilisés par le scribe sont supprimés dans un délai maximal de 48 heures suivant leur traitement. Ils ne peuvent être conservés au-delà de 48 heures que si l’organisation cliente en formule explicitement la demande, sous réserve des obligations légales et contractuelles applicables. Les autres durées de conservation sont établies selon la nature des renseignements, les instructions de l’organisation et les obligations applicables. Témoins de connexion et technologies similaires La présente section concerne les témoins de connexion (« cookies ») et les technologies similaires utilisés sur le site Web public et dans les interfaces de la plateforme. Les témoins essentiels servent au fonctionnement, à la sécurité et à l’authentification. Le consentement est demandé avant l’activation de témoins non essentiels, et les préférences peuvent être modifiées au moyen de l’interface de gestion des témoins. Les principales catégories de témoins et de technologies utilisées sont les suivantes : - MedAssistant : maintien des préférences, des sessions et du statut de l’abonnement de l’organisation. - Auth0 : authentification sécurisée et maintien des sessions; les adresses IP peuvent être consignées dans les journaux de sécurité. - reCAPTCHA : détection des soumissions automatisées et protection des formulaires. - Google : mesure d’audience et, seulement lorsque le consentement est donné, fonctions publicitaires sur le site Web public. - Stripe : traitement et sécurisation des paiements en ligne; MedAssistant ne conserve pas le numéro complet de la carte de paiement. - Cloudflare : sécurité, optimisation des performances et gestion technique des sessions. Des données de navigation agrégées ou ne permettant pas raisonnablement d’identifier une personne, comme la localisation approximative, le temps passé sur une page ou l’origine du trafic, peuvent être recueillies au moyen de Vercel Analytics. Ces données de navigation ne comprennent pas le contenu clinique des questionnaires, des transcriptions ou des notes. Utilisation de l’intelligence artificielle Les systèmes d’IA peuvent traiter les réponses aux questionnaires, la voix ou l’enregistrement audio, les transcriptions et les instructions fournies par l’utilisateur afin de produire une synthèse ou une ébauche de note. Les données recueillies au moyen des témoins de connexion ne servent pas à produire le contenu clinique. MedAssistant sélectionne des fournisseurs d’IA qui disposent de contrôles de sécurité reconnus, notamment une certification SOC 2, et conclut des ententes prévoyant que les renseignements ne sont utilisés que pour fournir le traitement demandé, ne servent pas à entraîner les modèles et ne sont pas conservés par le fournisseur lorsque le mode de zéro rétention est applicable. Les résultats générés doivent être vérifiés par le professionnel ou l’utilisateur autorisé; l’IA ne remplace pas le jugement clinique. Sur demande, MedAssistant peut fournir des renseignements supplémentaires sur les catégories de fournisseurs technologiques utilisés et les mesures contractuelles qui les encadrent. En utilisant la plateforme, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique. L’utilisation des services est également régie par les Conditions d’utilisation, qui doivent être acceptées lorsque cela est requis. La prise de connaissance de la Politique ne remplace pas les consentements particuliers requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels. Accès, correction et questions Utilisateurs de la plateforme : veuillez communiquer avec le gestionnaire ou le responsable de la protection des renseignements personnels de votre organisation. Patients et personnes répondantes : veuillez vous adresser au professionnel de la santé ou à l’organisation pour laquelle le questionnaire ou la consultation est prévu. Pour toute question concernant les pratiques propres à MedAssistant ou pour joindre son responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected] Dernière mise à jour : 1er juillet 2026