Politique de confidentialité

MedAssistant Inc. exploite une plateforme logicielle destinée aux personnes qui reçoivent des services, ainsi qu’aux professionnels et aux organisations qui les offrent. Selon les fonctionnalités activées, la plateforme permet notamment de recueillir des renseignements au moyen de questionnaires, de capter la voix pendant une consultation afin de produire une transcription et une ébauche de note au moyen d’un scribe fondé sur l’intelligence artificielle (IA), puis de transmettre les résultats aux personnes autorisées.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment MedAssistant collecte, utilise, communique, conserve, détruit, anonymise et protège les renseignements personnels traités au moyen de la plateforme. Lorsque MedAssistant fournit la plateforme à une organisation, cette dernière détermine généralement les fins de la collecte et les accès autorisés, tandis que MedAssistant traite les renseignements pour lui fournir les services convenus.

Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

La nature exacte des renseignements dépend du questionnaire, de la fonctionnalité utilisée et des instructions de l’organisation. Seuls les renseignements nécessaires aux fins annoncées devraient être demandés. Les catégories peuvent comprendre :

• Renseignements d’identification et de contact : nom, prénom, date de naissance, sexe à la naissance, adresse, ville, code postal, courriel, numéro de téléphone et langue de communication préférée.
• Renseignements fournis dans les questionnaires : réponses, symptômes, antécédents, traitements, médicaments et tout autre renseignement demandé par l’organisation pour la prestation du service.
• Renseignements relatifs au consentement : choix, autorisations, refus ainsi que la date et l’heure du consentement, lorsque la loi ou le contexte l’exige.
• Numéro d’assurance sociale : MedAssistant ne le recueille pas pour ses propres fins et ce renseignement n’est pas recueilli dans le cadre des déploiements au sein du réseau public de la santé. Il peut être configuré uniquement pour certains clients privés qui en font expressément la demande, à condition qu’ils en établissent la nécessité, l’autorité légale et les fins, et qu’ils en informent clairement la personne concernée.
• Renseignements liés à la santé ou à l’identité : numéro d’assurance maladie, date d’expiration de la carte, nom et prénom d’un tuteur légal, photographie ou certificat d’identité électronique, uniquement lorsque requis pour le service offert.
• Données audio et dérivées : voix, enregistrement audio, transcription, ébauche de note produite par le scribe IA et corrections apportées par l’utilisateur.
• Numéro de permis de conduire ou d’une autre pièce d’identité gouvernementale : non recueilli par défaut; uniquement si l’organisation cliente en fait expressément la demande, en établit la nécessité et informe la personne concernée. MedAssistant ne vérifie pas automatiquement l’exactitude ou la validité de ces numéros.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, identifiants de session, journaux d’activité, type d’appareil et renseignements nécessaires à l’authentification et à la prévention des incidents.

Communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont communiqués uniquement aux professionnels et aux personnes autorisées de l’organisation qui fournit le service, selon les accès configurés et les fins annoncées à la personne concernée. Dans le cadre d’une consultation de santé, les professionnels demeurent soumis au secret professionnel.

MedAssistant peut également communiquer les renseignements nécessaires à des fournisseurs de services qui agissent pour son compte, notamment pour l’hébergement, l’authentification, les paiements, la sécurité, la messagerie, la transcription et le traitement par IA. Ces fournisseurs sont liés par des ententes qui limitent l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements. Une communication peut aussi avoir lieu lorsque la loi l’autorise ou l’exige. Avec le consentement donné pour la catégorie « Publicité » de la bannière des témoins, certains renseignements sont aussi communiqués à Meta Platforms, Inc. pour mesurer l’efficacité des publicités de MedAssistant (voir « Mesure publicitaire »). Les renseignements inscrits dans un formulaire de demande d’information d’une publicité de MedAssistant sur Facebook ou Instagram sont recueillis par Meta pour MedAssistant (voir « Formulaires de demande d’information de Meta »). MedAssistant ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

Fiche patient

Lorsque l’organisation utilise le dossier patient, ses professionnels peuvent créer une fiche pour une personne qu’ils suivent. La fiche contient les renseignements d’identification et de contact de la personne, son numéro d’assurance maladie lorsqu’il est fourni et, au besoin, un numéro de dossier attribué par l’établissement ou par un tiers payeur. Elle relie les documents produits pour la personne au sein de l’organisation : notes du scribe IA, questionnaires et rapports de l’agent pré-consultation. Un document n’est rattaché à une fiche que par un professionnel; une correspondance proposée à partir des renseignements fournis par la personne n’est jamais appliquée automatiquement.

Les renseignements de la fiche sont chiffrés. La fiche n’est accessible qu’aux professionnels de l’organisation; les documents qui y sont rattachés demeurent soumis à leurs propres accès.

La fiche est conservée pendant la durée choisie par l’organisation, comptée depuis sa dernière activité (par défaut, un an), puis supprimée. Sa suppression n’entraîne pas celle des documents, qui suivent leurs propres durées de conservation. Lorsqu’un document rattaché est supprimé selon sa durée de conservation, la fiche en garde une trace limitée à son type, à sa date et au professionnel qui l’a produit, sans motif ni contenu clinique.

Consentement

La présente Politique est un moyen d’information et ne constitue pas, à elle seule, un consentement. Lorsqu’un consentement est requis, notamment pour collecter, utiliser ou communiquer un renseignement sensible, il est obtenu séparément, de façon manifeste, libre et éclairée, pour des fins précises. L’achèvement ou l’acheminement d’un questionnaire n’est pas assimilé à une acceptation de la Politique.

Hébergement et transferts

Les renseignements conservés par MedAssistant sont hébergés dans des centres de données situés au Canada. Les pratiques de MedAssistant sont régies par les lois applicables du Québec en matière de protection des renseignements personnels. Toute communication ou tout traitement de renseignements à l’extérieur du Québec est précédé d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et encadré par des mesures contractuelles et de sécurité appropriées.

Mesures de sécurité

MedAssistant met en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement lors du stockage et de la transmission, des contrôles d’accès, la journalisation, des sauvegardes et des mécanismes de gestion des incidents.

Conservation, destruction et anonymisation

MedAssistant ne conserve les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire pour accomplir les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés, ou pour respecter ses obligations légales, contractuelles et réglementaires. Lorsque ces fins sont accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou, seulement s’ils doivent être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, anonymisés.

Lorsqu’elle procède à une anonymisation, MedAssistant applique le Règlement sur l’anonymisation des renseignements personnels. Le processus est réalisé sous la supervision d’une personne compétente, selon des fins établies à l’avance, des techniques conformes aux meilleures pratiques, des mesures visant à réduire le risque de réidentification ainsi qu’une analyse et une réévaluation périodique de ce risque.

À titre de mesure par défaut, les enregistrements audio utilisés par le scribe sont supprimés dans un délai maximal de 48 heures suivant leur traitement. Ils ne peuvent être conservés au-delà de 48 heures que si l’organisation cliente en formule explicitement la demande, sous réserve des obligations légales et contractuelles applicables. Les autres durées de conservation sont établies selon la nature des renseignements, les instructions de l’organisation et les obligations applicables. La fiche patient suit sa propre durée de conservation (voir « Fiche patient »).

Témoins de connexion et technologies similaires

La présente section concerne les témoins de connexion (« cookies ») et les technologies similaires utilisés sur le site Web public et dans les interfaces de la plateforme. Les témoins essentiels servent au fonctionnement, à la sécurité et à l’authentification. Le consentement est demandé avant l’activation de témoins non essentiels, et les préférences peuvent être modifiées au moyen de l’interface de gestion des témoins.

Les principales catégories de témoins et de technologies utilisées sont les suivantes :

Des données de navigation agrégées ou ne permettant pas raisonnablement d’identifier une personne, comme la localisation approximative, le temps passé sur une page ou l’origine du trafic, peuvent être recueillies au moyen de Vercel Analytics. Ces données de navigation ne comprennent pas le contenu clinique des questionnaires, des transcriptions ou des notes.

Mesure publicitaire

Sur les pages publiques du site Web de MedAssistant (présentation, tarifs, pages légales), et seulement si vous acceptez la catégorie « Publicité » de la bannière des témoins, MedAssistant utilise le pixel et l’API Conversions de Meta Platforms, Inc. (Facebook, Instagram) pour mesurer l’efficacité de ses publicités. Cette catégorie est refusée par défaut, et le consentement peut être retiré en tout temps au moyen de l’interface de gestion des témoins.

Avec ce consentement, les renseignements suivants sont communiqués à Meta :

• Navigation : pages publiques consultées et clic sur le bouton d’essai gratuit.
• Identifiants techniques : identifiants des témoins de Meta (_fbp et _fbc) et données techniques du navigateur (agent utilisateur, adresse IP).
• Création d’un compte : adresse courriel sous forme hachée (SHA-256, une empreinte qui ne permet pas de retrouver l’adresse), avec les identifiants de témoins ci-dessus.

Par le pixel et l’API Conversions, aucun autre renseignement n’est communiqué à Meta : ni le nom, ni la profession, ni l’organisation, ni aucun renseignement saisi dans la plateforme (questionnaires, enregistrements, transcriptions, notes, renseignements sur les patients). Le pixel n’est jamais chargé dans les interfaces de la plateforme ni sur les pages destinées aux patients.

Meta traite ces renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, selon sa propre politique de confidentialité : https://www.facebook.com/privacy/policy

Formulaires de demande d’information de Meta

Certaines publicités de MedAssistant sur Facebook et Instagram offrent un formulaire de demande d’information (formulaire instantané de Meta). Le remplir est facultatif. Meta peut préremplir certains champs à partir du profil de la personne, qui peut les modifier avant l’envoi.

Les renseignements suivants y sont demandés :

• Coordonnées : prénom, nom, courriel et numéro de téléphone.
• Renseignements professionnels : profession, taille du milieu de travail, utilisation d’un scribe médical et suivi souhaité (lien d’essai, démonstration ou appel).

Aucun renseignement de santé ni aucun renseignement sur un patient n’est demandé. MedAssistant utilise ces renseignements seulement pour répondre à la demande (envoyer le lien d’essai, planifier une démonstration ou rappeler la personne) et lui présenter ses services. Ils sont transmis de Meta à l’outil de gestion des relations avec la clientèle de MedAssistant; ils ne sont jamais versés dans la plateforme ni liés aux renseignements qui y sont saisis.

Ces renseignements sont conservés pendant le suivi de la demande et la relation d’affaires qui en découle, puis détruits. La personne peut en tout temps demander leur suppression ou cesser de recevoir des communications en écrivant à l’adresse indiquée à la section « Accès, correction et questions ».

Meta et l’outil de gestion des relations avec la clientèle peuvent traiter ces renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. Meta les traite selon sa propre politique de confidentialité : https://www.facebook.com/privacy/policy

Utilisation de l’intelligence artificielle

Pour la rédaction par IA, MedAssistant utilise OpenAI et Google Cloud. Pour la transcription audio, MedAssistant utilise xAI et Microsoft Azure. Selon la fonction, les renseignements nécessaires au traitement peuvent comprendre l’audio, la transcription, les renseignements cliniques et les documents joints, y compris les renseignements permettant d’identifier le patient qu’ils contiennent. Ces fournisseurs sont couverts par des ententes de zéro rétention : ils ne conservent aucune donnée après le traitement. La conservation par MedAssistant demeure celle décrite à la section « Conservation, destruction et anonymisation ».

Avant de déclencher un traitement par IA depuis l’app mobile, le professionnel est informé des données transmises, des fournisseurs et de la finalité du traitement, puis donne son accord explicite. Cet accord, distinct du consentement du patient à l’enregistrement, est daté et versionné dans son compte. Il peut le consulter ou le retirer dans les Réglages de l’app mobile ; son retrait empêche de nouveaux traitements depuis l’app mobile sans empêcher la consultation des notes existantes. Un nouvel accord est demandé lors d’une modification importante du traitement.

Les systèmes d’IA peuvent traiter les réponses aux questionnaires, la voix ou l’enregistrement audio, les transcriptions et les instructions fournies par l’utilisateur afin de produire une synthèse ou une ébauche de note. Les données recueillies au moyen des témoins de connexion ne servent pas à produire le contenu clinique.

MedAssistant sélectionne des fournisseurs d’IA qui disposent de contrôles de sécurité reconnus, notamment une certification SOC 2, et conclut des ententes prévoyant que les renseignements ne sont utilisés que pour fournir le traitement demandé, ne servent pas à entraîner les modèles et ne sont pas conservés par le fournisseur lorsque le mode de zéro rétention est applicable. Les résultats générés doivent être vérifiés par le professionnel ou l’utilisateur autorisé; l’IA ne remplace pas le jugement clinique.

Sur demande, MedAssistant peut fournir des renseignements supplémentaires sur les catégories de fournisseurs technologiques utilisés et les mesures contractuelles qui les encadrent.

En utilisant la plateforme, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique. L’utilisation des services est également régie par les Conditions d’utilisation, qui doivent être acceptées lorsque cela est requis. La prise de connaissance de la Politique ne remplace pas les consentements particuliers requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels.

Accès, correction et questions

Utilisateurs de la plateforme : veuillez communiquer avec le gestionnaire ou le responsable de la protection des renseignements personnels de votre organisation.

Patients et personnes répondantes : veuillez vous adresser au professionnel de la santé ou à l’organisation pour laquelle le questionnaire ou la consultation est prévu.

Pour toute question concernant les pratiques propres à MedAssistant ou pour joindre son responsable de la protection des renseignements personnels : felix-antoine@medassistant.ca